Wie lange speichert Molzait Gäste und Reservierungen?

Mit der Speicherdauer legst du fest, wie lange Molzait Reservierungen, Gäste und weitere Daten aufbewahrt. Hier siehst du für jede Datenart, wann Molzait sie löscht und wann sie erhalten bleibt.

So funktioniert die Speicherdauer

Du wählst 3, 6, 12, 16, 18, 24 oder 36 Monate und eine von zwei Löscharten. Ist die Speicherdauer eingeschaltet, löscht Molzait jede Nacht um 04:00 Uhr Wiener Zeit alles, was älter ist. Die erste Löschung läuft in der Nacht nach dem Speichern. Liegt dein Restaurant in einer anderen Zeitzone, zeigt Molzait die Uhrzeit in den Einstellungen in der Zeitzone deines Restaurants.

• Jede Reservierung löschen: Löscht jede Reservierung, sobald sie älter als die Speicherdauer ist. Ein Gast wird mit seiner letzten Reservierung gelöscht.
• Gäste löschen, die nicht wiedergekommen sind: Löscht einen Gast mit allen Reservierungen, sobald sein letzter Kontakt (Reservierung, Hotelaufenthalt oder Anlage des Gastes) älter als die Speicherdauer ist. Stammgäste behalten so ihre ganze Geschichte.

Älter als die Speicherdauer heißt: Das Datum liegt vor dem Stichtag. Bei 12 Monaten und einer Löschung am 5. Oktober 2026 ist der Stichtag der 5. Oktober 2025.

Reservierungen

Wird gelöscht, wenn …

• Jede Reservierung löschen: das Datum der Reservierung vor dem Stichtag liegt.
• Gäste löschen, die nicht wiedergekommen sind: ihr Gast gelöscht wird. Eine Reservierung ohne Gast wird gelöscht, sobald ihr Datum vor dem Stichtag liegt.

Mit der Reservierung löscht Molzait ihre hochgeladenen Dateien, Tickets, Function Sheets, Nachrichten an den Gast und internen Kommentare. Hat die Reservierung eine Vorbestellung in deinem APRO Kassensystem, löscht Molzait auch diese Bestellung mit Name und E-Mail des Gastes.

Bleibt erhalten, wenn …

• ihre Zahlung noch offen ist. Sie bleibt, bis die Zahlung abgeschlossen ist. Eine fehlgeschlagene Zahlung hält nichts zurück.
• eine Vorauszahlung bezahlt wurde (auch wenn du sie später erstattet hast) oder eine No-Show-Gebühr abgebucht wurde. Dann bleibt sie mindestens 180 Tage nach der Zahlung, auch wenn deine Speicherdauer kürzer ist.
• du Gäste löschen, die nicht wiedergekommen sind gewählt hast und ihr Gast seit dem Stichtag wieder reserviert hat. Dann bleiben auch seine alten Reservierungen.

Gäste

Wird gelöscht, wenn … das neueste dieser Daten vor dem Stichtag liegt:

• der Tag, an dem der Gast ins Gästebuch kam,
• das Datum seiner neuesten Reservierung, auch wenn sie storniert ist oder in der Zukunft liegt,
• das Abreisedatum seines letzten Hotelaufenthalts.

Bei Gästen, die Molzait beim Umstieg aus deinem bisherigen Reservierungssystem übernommen hat, zählt der Tag der Übernahme nicht, sobald sie eine Reservierung haben.

Mit dem Gast löscht Molzait sein Gästeprofil mit Kontaktdaten, Adresse, Geburtstag, Notizen und Labels.

Bleibt erhalten, wenn …

• der Gast für dein Marketing angemeldet ist (Marketing-Opt-in). Seine alten Reservierungen werden trotzdem gelöscht.
• der Gast mit einem Kunden in deinem APRO Kassensystem verknüpft ist. Molzait übernimmt jede Nacht alle APRO-Kunden und würde den Gast sofort neu anlegen. Seine alten Reservierungen werden trotzdem gelöscht.
• der Gast einen aktiven Eintrag auf der Warteliste hat. Ist der Eintrag nicht mehr aktiv, löscht die nächste Nacht den Gast.
• eine seiner Reservierungen wegen einer offenen oder bezahlten Zahlung erhalten bleibt (siehe Reservierungen).
• der Gast seit dem Stichtag reserviert hat oder ein Hotelaufenthalt am Stichtag oder später endet.

Beispiel (12 Monate, Löschung am 5. Oktober 2026)	Jede Reservierung löschen	Gäste löschen, die nicht wiedergekommen sind
Anna: Reservierungen 2023, 2024 und August 2026	2023 und 2024 gelöscht, Anna und August 2026 bleiben	alles bleibt
Ben: Reservierungen 2023 und März 2025	Ben und beide Reservierungen gelöscht	Ben und beide Reservierungen gelöscht
Carla: seit Januar 2025 im Gästebuch, keine Reservierung	gelöscht	gelöscht
Emil: wie Ben, mit Marketing-Opt-in	Reservierungen gelöscht, Emil bleibt	Reservierungen gelöscht, Emil bleibt

Zahlungen und Stripe

Wird gelöscht, wenn …

• eine Reservierung mit Kreditkartengarantie gelöscht wird und die Karte nie belastet wurde. Dann löscht Molzait auch den Kunden mit der gespeicherten Karte in deinem Stripe-Konto.

Bleibt erhalten, wenn …

• die Karte einmal belastet wurde, zum Beispiel für eine No-Show-Gebühr, auch wenn du die Abbuchung erstattet hast oder sie fehlgeschlagen ist. Dann bleibt der Stripe-Kunde mit seiner gespeicherten Karte in deinem Stripe-Konto. Molzait löscht ihn nie, auch nicht, wenn die Reservierung und der Gast gelöscht sind.
• es zum Stripe-Kunden Zahlungen gibt, auch solche, die du direkt in Stripe ausgelöst hast.
• es zur Reservierung eine Vorauszahlung gab, auch eine erstattete oder fehlgeschlagene. Diese Zahlung und ihren Stripe-Kunden löscht Molzait nie aus Stripe.
• der Stripe-Kunde noch zu einer anderen Reservierung gehört, zum Beispiel zu einer kopierten Reservierung.
• dein Restaurant kein Stripe-Konto mehr verbunden hat.

Stripe-Kunden, die du nicht mehr brauchst, löschst du selbst in Stripe.

Eine Reservierung mit bezahlter Vorauszahlung oder abgebuchter No-Show-Gebühr bleibt mindestens 180 Tage nach der Zahlung in Molzait. So hast du Nachweise, falls der Gast die Zahlung bei seiner Bank zurückfordert. Auch der Gast bleibt so lange.

Newsletter: Brevo

Wird gelöscht, wenn … Molzait einen Gast löscht, durch die Speicherdauer oder weil jemand aus deinem Team ihn von Hand löscht. Dann löscht Molzait den Kontakt des Gastes in Brevo, in jedem Restaurant mit verbundenem Brevo.

Bleibt erhalten, wenn …

• der Gast für dein Marketing angemeldet ist. Dann wird der Gast selbst nicht gelöscht.
• ein anderer Gast in deinem Gästebuch dieselbe E-Mail-Adresse hat.
• der Gast mit einem anderen Gast zusammengeführt wurde. Der Kontakt gehört dann zum verbleibenden Gast. Molzait löscht ihn, sobald der verbleibende Gast gelöscht wird.
• Molzait den Gast nie an Brevo übertragen hat. Einen Kontakt, den du selbst in Brevo angelegt hast, lässt Molzait in diesem Fall stehen.
• Brevo bei der Löschung des Gastes für das Restaurant ausgeschaltet ist. Dann bleibt der Kontakt in Brevo, und Molzait versucht es auch später nicht erneut. Du löschst ihn dort selbst.
• Brevo den API-Schlüssel ablehnt und du Brevo nicht innerhalb von 30 Tagen wieder verbindest. Bis dahin versucht Molzait es jeden Tag und beim Wiederverbinden erneut. Danach bleibt der Kontakt in Brevo, und du löschst ihn dort selbst.

Newsletter: Mailchimp

Wird gelöscht, wenn … Molzait einen Gast mit E-Mail-Adresse löscht, durch die Speicherdauer oder von Hand. Dann archiviert Molzait seinen Kontakt in der Zielgruppe jedes Restaurants mit verbundenem Mailchimp. Mailchimp bewahrt archivierte Kontakte mit ihren Daten im Archiv auf. Willst du sie ganz entfernen, löschst du sie in Mailchimp dauerhaft.

Bleibt erhalten, wenn …

• der Gast für dein Marketing angemeldet ist. Dann wird der Gast selbst nicht gelöscht.
• ein anderer Gast in deinem Gästebuch dieselbe E-Mail-Adresse hat.
• der Gast mit einem anderen Gast zusammengeführt wurde. Der Kontakt gehört dann zum verbleibenden Gast. Molzait archiviert ihn, sobald der verbleibende Gast gelöscht wird.
• Molzait den Gast nie an Mailchimp übertragen hat.
• Mailchimp bei der Löschung des Gastes für das Restaurant ausgeschaltet ist oder keine Zielgruppe gewählt ist. Dann bleibt der Kontakt in Mailchimp, und Molzait versucht es auch später nicht erneut. Du archivierst oder löschst ihn dort selbst.
• Mailchimp die Verbindung ablehnt und du Mailchimp nicht innerhalb von 30 Tagen wieder verbindest. Bis dahin versucht Molzait es jeden Tag und beim Wiederverbinden erneut. Danach bleibt der Kontakt in Mailchimp, und du archivierst oder löschst ihn dort selbst.

Bucht ein archivierter Gast wieder und stimmt dem Newsletter zu, fügt Molzait ihn wieder zu Mailchimp hinzu.

Hotelreservierungen

Wird gelöscht, wenn …

• Hotelaufenthalte: das Abreisedatum vor dem Stichtag liegt.
• Hotelimporte: der Import vor dem Stichtag hochgeladen wurde. Die hochgeladene Exportdatei aus deinem Hotelsystem wird mit gelöscht.
• Reservierungen, die Molzait aus Hotelaufenthalten erstellt: wie jede andere Reservierung (siehe Reservierungen).

Bleibt erhalten, wenn …

• der Hotelaufenthalt am Stichtag oder später endet. Auch der Gast dieses Aufenthalts bleibt.

Anrufe

Wird gelöscht, wenn …

• Call-AI-Anrufe: der Anruf vor dem Stichtag begann. Gelöscht wird das ganze Gespräch mit Telefonnummer des Anrufers, Transkript, Zusammenfassung und Reservierungswunsch.
• Anrufliste: der eingehende Anruf vor dem Stichtag war. Gelöscht wird er mit der Telefonnummer des Anrufers.

Das gilt in beiden Löscharten, auch wenn der Anrufer ein Gast ist, der erhalten bleibt.

Bleibt erhalten, wenn …

• der Anruf am Stichtag oder später war.
• es um die Zahl der Call-AI-Anrufe pro Tag geht. Diese Zahlen enthalten keine Telefonnummern und bleiben.
• Call AI eine Frage nicht beantworten konnte. Die Frage bleibt unter Fragen, die Call AI nicht beantworten konnte, ohne Bezug zum Anrufer.

KI-Transkripte

Wird gelöscht, wenn …

• ein Call-AI-Anruf gelöscht wird. Transkript und Zusammenfassung gehen mit dem Anruf.
• eine Bewertung anonymisiert wird (siehe Bewertungen). Dann löscht Molzait den KI-Antwortvorschlag und deine Anweisungen an die KI zu dieser Bewertung.

Bleibt erhalten, wenn …

• der Anruf am Stichtag oder später war.
• du eine Antwort auf eine Bewertung gesendet hast. Der Text deiner Antwort bleibt.

Bewertungen

Wird gelöscht, wenn … nie. Molzait löscht keine Bewertungen. Wird die Reservierung einer Bewertung aus Molzait gelöscht, entfernt Molzait aber den Bezug zum Gast und zur Reservierung.

Bleibt erhalten, wenn …

• die Bewertung aus Molzait kommt. Sterne, Kategorien, Kommentar und deine Antwort bleiben, nur ohne Gast und Reservierung.
• die Bewertung von Google kommt. Google-Bewertungen bleiben unverändert.

Warteliste

Wird gelöscht, wenn … das Datum des Eintrags vor dem Stichtag liegt.

Bleibt erhalten, wenn … das Datum am Stichtag oder später liegt. Ein aktiver Eintrag hält außerdem seinen Gast im Gästebuch.

Dateien

Wird gelöscht, wenn … die Reservierung oder der Hotelimport gelöscht wird, zu dem die Datei gehört.

Bleibt erhalten, wenn … eine andere Reservierung dieselbe Datei nutzt, zum Beispiel eine kopierte Reservierung.

Gutscheine und Statistiken

• Gutscheine: Verkaufte Gutscheine, Bestellungen und Buchungen bleiben vollständig erhalten.
• Auswertungen zu Reservierungen und Personen: bleiben gleich, auch wenn die Reservierungen gelöscht sind.
• Besuche und wiederkehrende Gäste: Die Besuche im Gästeprofil und die Liste Wiederkehrende Gäste im Dashboard zählen nur Reservierungen, die noch gespeichert sind. Nach einer Löschung sinkt deshalb die Zahl der Besuche, und ein Gast erscheint vielleicht nicht mehr als wiederkehrend.

Datensicherungen

Molzait sichert die Datenbank jede Woche und bewahrt jede Sicherung 98 Tage auf. Gelöschte Daten können deshalb noch bis zu 98 Tage in diesen Sicherungen liegen, bis die Sicherung abläuft. Wiederhergestellt werden sie daraus für dich nicht. Muss Molzait eine Sicherung einspielen, läuft die Löschung danach sofort erneut.

Speicherdauer einschalten

Die Speicherdauer ist anfangs ausgeschaltet. Ändern dürfen sie alle Benutzer mit der Berechtigung Restaurant Einstellungen. Den Abschnitt Speicherdauer findest du auf der Seite Datenschutz. Im Feld Speicherdauer wählst du die Monate oder Aus (Daten behalten). Unter Was gelöscht wird wählst du die Löschart.

Schaltest du die Speicherdauer ein, verkürzt du sie oder wechselst du zu einer Löschart, die mehr löscht, zeigt Molzait vor dem Speichern, wie viele Reservierungen, Gäste, Wartelisteneinträge und Hotelaufenthalte in der nächsten Nacht gelöscht werden und wie viele erhalten bleiben. Kann Molzait die Zahlen nicht laden, kannst du es erneut versuchen oder ohne die Zahlen speichern. Du bestätigst dann, dass gelöschte Daten nicht wiederhergestellt werden können. Verlängern oder Ausschalten speichert ohne Rückfrage. Nach jeder Änderung bekommen alle Benutzer mit dieser Berechtigung eine E-Mail mit der alten und der neuen Einstellung. Unter dem Formular siehst du, wer die Speicherdauer zuletzt geändert hat und wann.

Nachweis der Löschung

Jede nächtliche Löschung wird mit Datum, Status, angewendeter Einstellung, Stichtag und Anzahlen protokolliert, auch wenn nichts gelöscht wurde. Die Läufe siehst du in Einstellungen → Datenschutz. Das Protokoll enthält keine Namen, damit es selbst keine gelöschten Daten aufbewahrt.

Steht bei einem Lauf Fehlgeschlagen, wurde er durch einen Fehler abgebrochen. Was er bis dahin gelöscht hat, bleibt gelöscht; die Zahlen in seiner Zeile zeigen, wie viel das war. Den Rest löscht die nächste Nacht um 04:00 Uhr. Du musst nichts tun. Schlagen die Läufe mehrere Nächte hintereinander fehl, melde dich bei unserem Support.

Steht bei einem Lauf Gestoppt, weil die Einstellung geändert wurde, hat jemand während des Laufs die Speicherdauer verlängert, ausgeschaltet oder die Löschart gewechselt. Was der Lauf bis dahin gelöscht hat, bleibt gelöscht. Die nächste Nacht löscht nach der neuen Einstellung.

Speicherdauer in deiner Datenschutzerklärung

Die DSGVO verlangt, dass du deinen Gästen sagst, wie lange du ihre Daten speicherst (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO). Trage die gewählte Speicherdauer deshalb in deine Datenschutzerklärung ein. Der Text hängt von der Löschart ab, zum Beispiel:

• Jede Reservierung löschen: „Reservierungen löschen wir 12 Monate nach dem Reservierungsdatum. Gästeprofile mit Kontaktdaten löschen wir 12 Monate nach dem letzten Kontakt (Reservierung, Hotelaufenthalt oder Anlage des Gästeprofils)."
• Gäste löschen, die nicht wiedergekommen sind: „Gästeprofile mit Kontaktdaten und alle Reservierungen eines Gastes löschen wir 12 Monate nach dem letzten Kontakt (Reservierung, Hotelaufenthalt oder Anlage des Gästeprofils)."
• In beiden Löscharten, wenn du einen Newsletter anbietest: „Hat ein Gast dem Erhalt unseres Newsletters zugestimmt, speichern wir sein Gästeprofil, bis er die Einwilligung widerruft. Seine Reservierungen löschen wir trotzdem nach den oben genannten Fristen."
• In beiden Löscharten, wenn du Vorauszahlungen oder No-Show-Gebühren nutzt: „Wurde für eine Reservierung eine Vorauszahlung bezahlt oder eine No-Show-Gebühr abgebucht, speichern wir die Reservierung und das Gästeprofil mindestens 180 Tage nach der Zahlung. Innerhalb dieser Frist kann der Gast die Zahlung bei seiner Bank zurückfordern. Wir brauchen die Reservierung dann als Nachweis, dass die Buchung und die Zahlung berechtigt waren."

Passe den Text an, wenn du die Speicherdauer änderst. Das ist keine Rechtsberatung; im Zweifel fragst du deine Datenschutzberatung.